Las tareas que agrupan otras tareas o subtareas reciben el nombre de
"Tareas Resumen" y su uso es útil no solo para tener organizado nuestro proyecto
en una estructura de árbol, también nos da una referencia visual del margen de desviación
que disponemos en el desarrollo de una fase del proyecto.
Podrás crear las tareas resumen a la vez que vas introduciendo las tareas
o incluso con el proyecto ya mecanizado. Veamos un ejemplo:
Abre el documento “Procedimientos atención al cliente.mpp”
en el que te he preparado una serie de tareas que están relacionadas entre sí
y que forman parte de una misma fase dentro del proyecto total.
Para definir esta agrupación en primer lugar selecciona las tareas que deseamos agrupar,
puedes hacerlo con el ratón,
desde la tarea 3 a la 8,
una vez seleccionadas haz clic sobre el botón "Insertar Tarea Resumen"
en la cinta de opcionesPestaña "Tarea" sección "Insertar".
De inmediato aparece la Tarea Resumen resaltada en negrita justo encima de las tareas
seleccionadas que ahora pasan a ser subtareas de la Tarea Resumen.
Escribe ahora el nombre de la tarea que llamaremos "Evaluación inicial".
Puedes usar el triangulo negro que aparece a la izquierda de la tarea resumen
para contraer y expandir el contenido de todo el grupo de subtareas,
esto te será especialmente útil conforme valla creciendo en contenido el proyecto.
Paralelamente observa el campo duración de la tarea Resumen
que ahora refleja el sumatorio de tiempo de las subtareas agrupadas,
así como un segmento de color negro en la línea de tiempo de la derecha,
acotando de forma visual la duración del grupo de subtareas.
Pero lo más interesante de esta acotación es que si por ej.
Habíamos planificado 11 días en lugar de 8 días para completar esta fase
podemos introducir el nuevo valor en el campo “Duración” de la tarea resumen
y en la gráfica del proyecto vemos como el segmento de color negro,
ahora ha aumentado para reflejar la nueva duración
y a su vez, contiene una barra de color verde
que representa la duración de las subtareas.
El color verde nos indica que estamos en tiempo de completar la fase
y que incluso nos sobra tiempo.
En contrapartida, si actualizamos el valor “duración” a 5 días,
el segmento de color negro actualiza su nueva longitud
y la barra que representa la duración de las subtareas cambia de color verde a rojo
indicándonos que el tiempo empleado en las subtareas supera el planificado
para dicha fase del proyecto.
Recuerda que deberás utilizar las “Tareas Resumen”:
1) para mantener tu proyecto ordenado
2) planificar y realizar el seguimiento de fases del proyecto con cierto margen de desviación,
disponiendo de una representación visual de las mismas.