Una de las funcionalidades más fuertes en Project
es su capacidad para calcular las fechas de comienzo y fin de proyectos y tareas
en función de su duración.
Pero, para que la duración estimada por Project se corresponda con la real
en un porcentaje lo más alto posible,
deberemos darle a conocer la mayor cantidad de información que podamos aportar,
en lo que se refiere a tiempos de trabajo que nuestra empresa va a disponer
en términos de recursos humanos.
Los datos básicos a tener en cuenta son,
el horario laboral de cada día de la semana, días festivos nacionales y locales y vacaciones.
pero existen otras circunstancias que restan tiempo productivo a nuestros proyecto
y que tendremos que reflejar en el calendario si queremos éste sea lo más preciso posible,
como por ejemplo, reuniones de equipo periódicas.
Veamos ahora como incorporar todos estos datos al calendario del proyecto.
Empecemos con los días festivos, vete a la pestaña "proyecto"
y haz clic sobre la opción ”Cambiar tiempo de trabajo”:
En el cuadro de dialogo “Cambiar calendario laboral”
aparece seleccionado el calendario estandar.
Puedes observar que aparece un calendario en el centro,
donde los días laborables están representados en blanco y los No laborales en gris.
El horario laboral para el día de hoy lo podemos encontrar en la parte superior derecha.
Bien, haz clic en la pestaña “Semanas laborales”.
Aparece mecanizada la semana “Tipo” que Project utiliza de oficio.
Haz clic en el botón “Detalles”.
Aquí podrás personalizar cada día de la semana por separado.
Cambiando un día laborable a no Laborable o cambiando
el horario de trabajo para un día en concreto.
Haz clic sobre el “Viernes” y sobre el botón de radio “Establecer día en estos periodos
laborable s específicos:"
Con esto vamos a indicar que los viernes se trabaja únicamente por las mañanas.
Introduce en el cuadro “Desde” 08:00 y 15:00 en el cuadro “hasta”.
Para eliminar el horario de tarde haz clic en el identificador de línea número 2
y pulsa la tecla [Supr].
Con esto acabas de modificar el horario de los viernes solamente.
Vamos a modificar el horario también para el resto de la semana.
Selecciona los días de lunes a jueves haciendo clic en lunes
y arrastrando el puntero del ratón hasta el jueves,
seguidamente haz clic de nuevo sobre el botón de radio
"Establecer días en estos períodos laborales específicos:"
y cambia el horario de 8:00 a 14:00, y en la siguiente línea de 15:00 a 17:00
Con este horario de 8 horas, al estar nuestro calendario basado en el calendario Estándar,
Project tiene en cuenta que media hora de este horario es para
desayuno y no lo considera tempo productivo en sus cálculos.
Solo quedaría pulsar el botón “Aceptar” para que los cambios surtan efecto
y Project lo tenga en cuenta a la hora de dimensionar los tiempos de las tareas
ya asignadas y las nuevas por crear.
Establezcamos ahora un horario de verano con jornada intensiva.
Para ello, haz clic en la segunda fila y escribe el nombre con el que nos vamos a referir
a este horario, por ejemplo “Horario Verano 2015”.
Indica la fecha en la que comienza y finaliza este nuevo horario,
1/07/2015 a 31/08/2015
y a continuación haz clic en el botón “Detalles” e introduce el nuevo horario
para este periodo de 08:00 a 15:00. Aceptamos y listo.
Vamos ahora con los días Festivos.
Para introducirlos en el calendario usaremos la pestaña "Excepciones".
Por ejemplo, si tu empresa está ubicada en Madrid
tendrás que introducir el 2 de mayo como día no laborable.
Haz clic en la pestaña “Excepciones” y nuevamente clic sobre la primera fila
para introducir el nombre de la excepción, escribe “Día del Levantamiento”
indicando seguidamente el intervalo de días de la festividad,
en este caso la fecha de comienzo y de fin serán la misma
ya que se trata de un solo día festivo.
También podrás introducir como Excepción un rango horario en lugar de un día completo.
En caso de que un departamento en concreto tenga como procedimiento mensual
el reunirse en equipo el primer lunes de cada mes a primera hora durante 60 minutos
y queramos que este tiempo no se cuente como productivo podrás indicarlo de la siguiente firma.
Esta vez vas a seleccionar la fecha de inicio de la Excepción desde el calendario central,
desplázate hasta junio
y haz clic en el primer lunes del mes de septiembre, día 7,
seguidamente haz clic en el campo nombre de la segunda fila de la pestaña "Excepciones"
y escribe el texto “Reunión Mensual” pulsando [INTRO] para finalizar.
Como puedes comprobar y ha introducido como fecha de comienzo
y de fin el día seleccionado previamente en el calendario.
Selecciona ahora la excepción "Reunión Mensual" y pulsa el botón "Detalles".
Usando la sección “Patrón de repetición” indica que la reunión se va a celebrar “Mensualmente”,
el primer “Lunes” de cada mes.
Si observas el “Intervalo de repetición” verás que ésta excepción se tendrá en
cuenta desde la fecha seleccionada anteriormente “7 de septiembre”
y se repetirá durante, digamos los 12 meses del año.
Por último estableces el horario productivo real haciendo clic en botón de radio“
Períodos Laborables” e indicando las hora productivas reales.
Si el horario normal es de 8:00 am a 14:00 pm y de 15:00 a 17:00,
indicaremos que la jornada dará comienzo a las 9:30 en lugar de las 8:00.
Acepta, y volvemos a Aceptar el cuadro de dialogo del Calendario
para finalizar con la edición..
Recuerda,… reflejando en este calendario las fechas y horarios laborables y no laborables
conseguirás que Project pueda dimensionar la duración de las tareas de manera más precisa.